近年、多くの業界でIT化が進む中、ビルメンテナンス業界もその波を逃していません。例えば作業報告書の管理、社内で扱うマシンの管理、物件の管理といった部分を社員全員で見える化し、確認することは社員の教育にも繋がり、また業務効率の大幅な向上をもたらしています。

作業報告書の管理

従来、紙ベースで管理されていた作業報告書は、情報のアクセス性、検索性、共有性に課題がありました。しかし、クラウドベースの報告システムやデジタル化により、いつでもどこでもデータにアクセスできるようになっています。更に、デジタルデータの利点として、過去の報告書を瞬時に検索したり、同じ情報を部門間で簡単に共有したりできる点が挙げられます。

検索しやすい方法の1つとして社内でファイル名の付け方を共有することが重要です。2023年8月9日に作業を行った東京マンションの報告書であれば、『230809_東京マンション作業報告書』のようにルールを作成しておくと共有がスムーズになります。

社内で扱うマシンの管理

使用するマシンや道具について「使おうと思っていたら壊れていた」、「使いたかったのに別の班が持って行ってしまった」などは皆さんが経験したことがあるでしょう。

社内のマシンを一覧化し、使用状況や故障情報をリアルタイムで共有することで効率アップに繋がります。保守や修理のタイミングを適切に判断することも可能で、無駄なメンテナンス作業を削減することもできます。

他にも納入日、リース開始日(終了日)、次回保守点検日などを記載しておくことで、必要な時に探す手間が省かれます。

物件の管理

物件の詳細データや履歴、そして顧客情報は、一元的なデータベースに保管され、スタッフが必要な情報を即座に引き出せるようになっていると業務が効率よく進みます。これが出来ていると物件の引き継ぎもスムーズに進み、無駄な時間を省くことが可能です。また情報共有はクレームの削減にも繋がり、会社の評価アップにもなるでしょう。

これらの管理を全て無料のツールで行うとすればGoogleDrive、Dropboxなどがあります。他にもいろんなツールがあり、社内で行いたいことに適したツールを選ぶことが重要です。

結論として、社内の全員で見える化することは、社員の成長や業務の効率化だけでなく、顧客サービスの向上にも大きく寄与しています。導入を面倒と感じてしまう方もおられると思いますが、「やっていて良かった」と思う日が訪れるかと思います。今後もこのような技術の進化が業界の成長を支えていくことでしょう。